Szanowni Klienci biura Pomoc Holandia,
Niniejsze oświadczenie dotyczy świadczenia usług przez biuro Pomoc Holandia z siedzibami w Tilburgu oraz w Utrechcie.
Nieporozumienia zaistniałe pomiędzy konsultantami naszych siedzib a klientami zmusiły nas do wydania niniejszego oświadczenia, które dotyczy odpłatnego przepływu informacji pomiędzy klientami biura oraz naszymi konsultantami.
Zakładamy, iż klienci podejmujący z nami współpracę zapoznają się z dokumentacją ogólnie dostępną na naszej stronie internetowej, m.in. zasady działania naszej organizacji, politykę prywatności, etc.
Nasze usługi dzielą się ostatecznie na 2 rodzaje:
- usługi jednorazowe, które są dla nas i dla klienta bardzo jasne np. złożenie wniosku o przewóz uczniowski czy wykonanie 1 telefonu do urzędu. Usługa zostaje wykonana jednorazowo, nie występuje tutaj dodatkowy czynnik w postaci dalszych kroków.
- usługi długoterminowe/współpraca długoterminowa – czyli takie, gdzie żadna ze stron nie jest w stanie wskazać w momencie rozpoczęcia współpracy m.in. jaki będzie czas wykonania zlecenia, ile godzin pracy poświęcimy na to zlecenie. Do usług długoterminowych zaliczamy także współpracę długoterminową co oznacza, że klient tak długo pozostaje naszym klientem dopóki sam, pisemnie, nie wymówi nam współpracy.
W momencie zaczęcia współpracy długoterminowej, nasi konsultanci podają także swoje, firmowe numery telefonów. Instancje, szpitale, centra położnicze i wszystkie inne organizacje mogą, w dowolnym momencie i w dowolnej sprawie, kontaktować się z nami w sprawach naszych klientów.
Do momentu, kiedy klient nie wymówi nam współpracy wychodzimy z założenia, iż dalej jest naszym klientem. Nie jesteśmy zobowiązani w takim przypadku – szukać kontaktu z klientem, aby otrzymać pozwolenie na rozmowę z organizacją, która do nas dzwoni. Oczywiście, zachowujemy tutaj wszelkie przepisy związane z prywatnością i selekcjonujemy bardzo skrupulatnie, które rozmowy możemy przeprowadzić bez fatygowania klienta do naszych biur na rozmowę: mamy tutaj na myśli np. umawianie spotkań dla klientów w szpitalach czy otrzymanie informacji dotyczącej pisma, które zostało sporządzone przez naszych konsultantów.
Bardzo często otrzymujemy od klientów SMS typu: ktoś będzie do pani/pana dzwonił, podałam numer bo nie wiem co mówią. My osobiście nie mamy z tym problemu, ponieważ współpraca długoterminowa właśnie na tym polega, że z naszych usług możecie korzystać w dowolnym momencie i my wiedząc, że jesteście Państwo naszymi klientami możemy was także w dowolnym momencie reprezentować.
Zdarzają się jednak problemy natury zapłaty za nasze usługi, ponieważ przepływ takich informacji NIE JEST darmowy. I na myśli mamy na przykład takie sytuacje: Nasz klient zleca nam pomoc sobie u specjalisty, wykonujemy zlecenie. Miesiąc później dzwoni do nas asystentka polikliniki i chce umówić kolejną wizytę, gdyż nie mogą dodzwonić się do pacjenta – umawiamy wizytę i przekazujemy informację klientowi (dalsze czynności zależą od klienta, idzie sam, prosi nas o pomoc etc.).
Inny przykład: Dzwoni do nas żłobek, że dziecko nagle się rozchorowało lub stała się mu krzywda i nie mogą się do rodzica dodzwonić! Przyjmujemy tę informacje i pomagamy, na podstawie informacji jakie posiadamy od państwa, jak najszybciej się z wami skontaktować, także w miejscu pracy.
Inny przykład: Dzwoni UWV, że chcą przeprowadzić z klientem pilną rozmowę.
I takich przykładów moglibyśmy dla Państwa mnożyć. Są to jednak sytuacje, które większości państwa nie dosięgnęły.
Sytuacje wyjątkowe, pilne, gdzie tak naprawdę klienci zapominają, że coś w przyszłości ich może jeszcze czekać w związku np. ze zdrowiem czy sprawy administracyjne etc. A jednak te telefony do nas się zdarzają.
Częścią naszej pracy są czynności administracyjne, ale drodzy klienci nie jesteśmy organizacją charytatywną, nie jesteśmy także waszymi darmowymi sekretarkami. Powyższe przykłady mogą zająć nawet 20 minut pracy! Przerywają nam nasze aktualnie wykonywane zajęcia i niejednokrotnie zdarzało się, że klient nie był zadowolony z otrzymanego rachunku za wykonaną pracę, czyli telefon wykonany do nas w waszym imieniu wraz z poinformowaniem was o danej sytuacji.
Dlatego, szanowni Państwo, postanowiliśmy wyjść naprzeciw zaistniałym sytuacjom oraz zagwarantować sobie i wam, że takich sytuacji już nie będzie, następującym oświadczeniem:
Z dniem dzisiejszym wszyscy nasi klienci, którzy nie chcą być przez nas kwalifikowani jako współpraca długoterminowa, zobowiązani są wysłać na adres mailowy info@pomocholandia.nl w tytule: WSPÓŁPRACA
Informacji, iż nie życzą sobie abyśmy, od teraz, odbierali w ich sprawie telefony i przekazywali im informacje kto i w jakiej sprawie dzwonił.
Wypowiedzenie współpracy długoterminowej wiąże się:
– w dalszym ciągu pozostają państwo w naszej bazie klientów, zawsze możecie korzystać w dowolnym momencie z naszych usług. Mamy jednak jasność, że nie mamy obowiązku przyjmować telefonów skierowanych w waszej sprawie, ani informować was o tym, kto i w jakiej sprawie dzwonił.
– organizacja która do nas dzwoni, otrzymuje informacje, że nie pozostajemy z wami w kontakcie w danej sprawie i nie przyjmujemy tego telefonu. Dalej muszą sobie radzić sami, aby nawiązać z wami kontakt.
– organizacjom, które nie mogą nawiązać z wami kontaktu, nie podajemy waszych bezpośrednich numerów telefonów ani żadnych informacji. To leży w państwa interesie, abyście to WY zmienili wszędzie wasze numery telefonów i wyjaśnili, żeby dzwonili tylko i wyłącznie do was.
– nie jesteśmy odpowiedzialni za szkody spowodowane brakiem kontaktu z wami typu: wstrzymanie czy odebranie zasiłków, jakieś kary, etc.
Jeżeli nie masz nic przeciwko temu, abyśmy w razie potrzeb odbierali i przekazywali wam wiadomości, które w naszej opinii są pilne i ważne – nie musicie nic robić. Dalej pozostajecie w naszej bazie jako klienci we współpracy długoterminowej. W razie potrzeby zostaną wam przekazane pilnie informacje, które do nas niespodziewanie dotarły. Dalej możecie przekierowywać swoje rozmowy z urzędnikami do naszych konsultantów – z miłą chęcią będziemy dalej wykonywać te czynności. Faktury za usługę będą standardowo wysyłane na wasze maile.
To oświadczenie będzie dostępne na naszej stronie internetowej, fanpage, w biurze oraz, od dzisiaj, będzie dołączane do wysyłanych faktur – tak aby każdy z naszych klientów miał możliwość zapoznania się z tą wiadomością.
Późniejsze informowanie nas o tym, że nie zapoznaliście się z tym oświadczeniem, nie będzie brane pod uwagę.
Dziękujemy serdecznie za Państwa uwagę. Przepraszamy, za tak długi referat w sprawie współpracy długoterminowej, uważamy natomiast, że należy dokładnie powiadomić was, podać przykłady sytuacji z jakimi na co dzień się mierzymy, abyście wy, jako nasi klienci, nie byli zaskoczeni, a my, jako konsultanci chcący jak najlepiej wykonywać swoje usługi, zasmuceni.
Z poważaniem:
Pomoc Holandia Tilburg
Pomoc Holandia Utrecht
